Neue Aufgaben und Ziele eines Unternehmens oder Teams werden zunehmend in Form eines Projektes durchgeführt. Die Anzahl der Projekte steigt ständig, aber viele werden nicht erfolgreich abgeschlossen. Nach Informationen der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) misslingen beispielsweise mehr als 50 % aller IT-Projekte, d.h. die definierten Ziele werden nicht erreicht, Termine nicht eingehalten und oder der Kostenrahmen wird überschritten.
Was ist nach Definition ein Projekt? Es ist ein „zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele)..“ (Definition der IPMA International Project Management Association).
Aus welchen Gründen scheitern, trotz der immer ausgereifteren Projektmanagement-Methoden, trotz gut ausgebildeter Projektmanager, so viele Projekte? Was ist notwendig, damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können?
Teilnehmer eines Workshops der ISGATEC Akademie nutzen die Managementtechnik der systemischen Organisationsaufstellung, um Ursachen ihrer Projektprobleme zu analysieren und zu erkennen. Aus der Bearbeitung mehrerer Projekte aus unterschiedlichen Branchen und mit entsprechend unterschiedlichen Aufgabenstellungen wurden folgende Erkenntnisse herausgearbeitet:
Auftragsklärung
• Aufträge müssen klar herausgearbeitet werden und mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.
• Verdeckte Aufträge sollten geklärt werden (Teil des Auftrags oder definitiv nicht im Auftrag!).
Unterstützung und Ressourcen sichern
• Projektleiter sind oft in einer Einzelkämpfer-Position und übersehen dabei gerne, welche Ressourcen und Unterstützer ihnen für schwierige Situationen zur Verfügung stehen.
• Projekte brauchen Promotoren (Unterstützer, die das Projekt haben wollen), sonst können sie keine Kraft entfalten.
Konflikte, Beziehungen klären
• Schwebende Konflikte behindern die Projektarbeit und den Projekterfolg.
• Dabei sind Bedürfnisse und Interessen von Projektbeteiligten oder Betroffenen zu hinterfragen: Oft findet man die Ursache für einen Konflikt auf einer anderen Ebene.
Rollenklarheit herstellen, Führung wahrnehmen
• Die Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten im Projekt und im Projektumfeld müssen klar definiert und sie müssen wahrgenommen werden.
• Wenn Projektleiter oder Führungskräfte ihre Rolle nicht wahrnehmen, hat das Auswirkungen auf das Projekt/ das Team.
• Unklarheit, mangelnde Führung und fehlendes Rollenbewusstsein können zur Stagnation oder zum Scheitern des Projektes führen.
Anerkennung von Hierarchie (Linie)
• Wo Hierarchie ist, muss Hierarchie auch beachtet und gelebt werden.
• Als Projektleiter in hierarchischen Organisationen kann man manchmal zwischen die Hierarchieebenen geraten. Hier ist es sinnvoll, sich die Unterstützung der eigenen Vorgesetzten zu sichern.
• Inhaber sind systemisch höher gestellt als Geschäftsführer.
Geleistetes wertschätzen
• Jede (gute) Arbeit sollte anerkannt werden. Auch Projektmitarbeiter brauchen das Gefühl von Wertschätzung ihrer Arbeit.
• Nachvollziehbare Begründungen bei Entscheidungen bewirken Engagement und lösen Gewinner-Verliererspiele auf.
Kompetenzen, Ressourcen
• Kompetenzen und Fähigkeiten sollten wahrgenommen und genutzt werden, es sind notwendige Ressourcen!
• Arbeiten, ohne dafür ausreichend befähigt zu sein, erzeugt Widerstände.
Kunden, Nutzer des Projektes
• Kunden wollen volle Aufmerksamkeit und klare Ansprechpartner.
• Der Anbieter muss sich auf den Kunden zu bewegen.
• Der Kunde gehört nicht zum Unternehmen. Interne Prozesse interessieren ihn nicht.
Grundlegend ist, dass eine sehr umfassende und gründliche Bestandsaufnahme wesentlich zum Erfolg eines Projektes beiträgt.
Systemische Organisationsaufstellungen ermöglichen das multidimensionales Erleben der Dynamik in Systemen (statt lineares Besprechen von Kausalitäten), das Einnehmen der Metaebene und die Wahrnehmung anderer Sichtweisen. Es werden Zusammenhänge und Wechselwirkungen auch auf tieferen Ebenen sichtbar.
Systemische Organisationsaufstellungen sind zudem ein geeignetes Simulationsverfahren, mit dem mögliche Lösungen auf ihre Wirksamkeit und Auswirkungen im „System“ getestet werden können. Die Methodik unterstützt effizient bei der Lösung von Problemen im Bereich der Unternehmens- und Organisationsentwicklung, Marketing und Verkauf sowie im Personalmanagement.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an das ISGATEC Consulting-Team.
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